Cuando se trata de definir el lugar para la recepción de tu boda, hay varios puntos que debes de tomar en cuenta antes de tomar una decisión precipitada, aquí trataré de mencionar una lista y explicarte de manera clara los puntos que debes de tomar en cuenta y porqué.
DEFINE LA FECHA : Antes de decidir qué lugar te gustaría elegir como recepción para tu boda es importante que definas una fecha para celebrarla, si aún no tienes la fecha bien definida, por lo menos determina un mes del año, de esta forma puedes tomar en cuenta si es temporada de lluvia, calor o frío, conocer el clima es primordial para tomar una decisión, a pesar de que hoy en día, somos víctimas del cambio climático y es muy difícil determinar las estaciones, sí nos siguen dando una pauta a seguir, de cualquier forma, siempre es importante tomar en cuenta cualquier precaución climática para evitar contratiempos, tu wedding planner te podrá orientar en este tema. Así mismo definir la fecha es primordial para saber si hay disponibilidad y viabilidad para realizar el evento en dicha locación.
DEFINE EL NÚMERO DE PERSONAS: Aunque aún no puedas determinar el número exacto de personas que asistirán a tu boda, es esencial que antes de buscar un lugar, tu y tu pareja ya se hayan sentado a hacer una lista a sus posibles invitados. De esta forma podrán ir haciendo una lista de lugares que pueden funcionar de acuerdo al número de asistentes. Contempla si es funcional en caso de que tengas niños dentro de la lista de invitados, recuerda que los niños requerirán alguna forma de entretenimiento durante el evento.
DEFINE UN PRESUPUESTO: Definir un presupuesto es una de las cosas primordiales a tomar en cuenta, y es por eso que es tan importante la labor de un wedding planner, ya que el organizar tu boda, es algo así como tener al “primer hijo”, no sabes ni por donde empezar, ni sabes lo que te puede llegar a costar, si no cuentas con una buena orientación en cuanto a la distribución del presupuesto, posiblemente lo rebases, y la locación puede llegar a ser una de las causantes. Al tener un presupuesto general y un calendario de pagos de manera organizada, podrás determinar cuánto puedes llegar a gastar en la locación, generalmente les recomiendo a mis clientes que no gasten más del 25% del presupuesto total para la boda en la recepción, lo más sano es quedarse dentro del 20%, de esta forma se podrán aprovechar de manera correcta todos los recursos económicos para los diferentes aspectos que intervienen en la realización de la boda.
TOMA EN CUENTA LAS DISTANCIAS Y LOS DESPLAZAMIENTOS: Es muy importante que tomes en cuenta la distancia, las vías y los desplazamientos que pueden llegar a estar involucrados para accesar a la recepción. Hoy en día debemos de tomar en cuenta cuestiones de tránsito, obras viales e incluso seguridad. Es importante tomar en cuenta la distancia que puede llegar a haber entre la iglesia donde se celebrará la ceremonia religiosa y la recepción, las vías de comunicación e incluso horarios y tránsito, todas estas son variables que pueden llegar a afectar el proceso de ejecución de tu evento. Lo más recomendable es que no exista una distancia demasiado grande entre el lugar donde se llevará a cabo la ceremonia religiosa y la recepción.
“¿EL LUGAR ABRAZA EL EVENTO O SORPRENDE A LA VISTA DE LOS INVITADOS?”: Con esto me refiero a que hay muchas locaciones a las que básicamente ya no hay que invertirles en producción del evento como decoraciones, iluminación, entre otras cosas; sino que “abrazan el evento” por completo, y otras veces, podemos convertir una bodega en algo maravilloso, “sorprendiendo a la vista de los invitados” . La transformación del lugar, puede llegar a ser un arma de dos filos, tal vez la renta de la “supuesta bodega” sea mucho más económica, sin embargo, antes de tomar una decisión por cuestión de costos, es importante que tengas un presupuesto completo de cuánto costaría adaptar el lugar de acuerdo a tus expectativas.
HAZ UNA LISTA DE PROS Y CONTRAS: Algunas veces pareciera ser muy complicado decidir entre varios lugares, en este caso es muy importante que realices una lista de pros y contras de cada locación. Esta lista te ayudará a definir un poco más tu idea de la boda y podrás decidir de manera más inteligente cuál es el lugar ideal para realizar tu evento.
LA BODA LA HACES TU, NO EL LUGAR: Sabemos que hay algunas veces que haz idealizado tanto tú boda que pareciera que no existe el lugar ideal para realizarlo, recuerda que el lugar es importante, pero los demás servicios también lo son, el éxito de una boda depende de la calidad de los servicios que contrates y de la actitud que tanto tú como tu pareja y su familia tengan para celebrar un momento tan especial, la locación es importante, pero la suma de todos los otros servicios serán determinantes en el éxito del evento, así que no te preocupes tanto por el lugar, lo importante es que tengas una contratación acertada en todos los servicios.
REVISA EL CONTRATO Y DISPOSICIONES DEL LUGAR A CONTRATAR: Es muy importante que antes de contratar revises el contrato de la locación, y verifiques las claúsulas, costos, y distribución de pagos. ¡Ojo! muchos lugares usan como “gancho” para cerrar la renta el tiempo ilimitado del lugar para tu evento, no te precipites, el tener tiempo del lugar ilimitado, no quiere decir que tu boda es ilimitada, también tendrías que contratar Dj o Grupo Ilimitado, así como servicio de banquete, lo que elevaría los costos considerablemente, también es importante que verifiques el número de horas de renta del lugar, la boda promedio dura 8 horas, si el lugar te lo están rentando por 6 o 7 horas verifica el costo de la hora extra, también es importante que verifiques si tienen alguna claúsula donde limite el acceso a ciertos proveedores, así como horarios de montaje y desmontaje, si haces la contratación a través de tu wedding planner, todas estas cuestiones las debe manejar correctamente así que te quitas un gran peso de encima, sin embargo es importante que te asegures que toda cuestión en cuanto a la ejecución del evento quede clara en el contrato.
Espero que todos estos puntos te sean de utilidad al momento de tomar una decisión sobre qué lugar será el afortunado de presenciar ¡la boda de sus sueños! ¡Mucho éxito!
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